Wachtwoordbeheer voor een team dat daar geen zin in heeft

Bij vrijwel elke klant komen we dezelfde drie oplossingen tegen: een Excel met wachtwoorden, een notitieblok in de la, en één sterk wachtwoord dat overal wordt hergebruikt met een cijfer erachter. Alle drie ontstaan ze om dezelfde reden — het echte alternatief was te omslachtig.

Waarom hergebruik het gevaarlijkst is

Als een website waar jij ooit een account maakte wordt gehackt, komt die combinatie van mailadres en wachtwoord op een lijst terecht. Die lijst wordt vervolgens geautomatiseerd geprobeerd op honderden andere diensten. Niet omdat iemand het op jou heeft gemunt, maar omdat het niets kost om het te proberen.

Wat wél werkt in de praktijk

• Een wachtwoordmanager die in de browser en op de telefoon meeloopt, zodat inloggen sneller gaat dan overtypen.
• Zinnen in plaats van woorden met tekens: lang is belangrijker dan ingewikkeld.
• Tweestapsverificatie op alles wat naar buiten kijkt — dan is een gestolen wachtwoord op zichzelf weinig waard.
• Gedeelde accounts alleen waar het niet anders kan, en dan in een gedeelde kluis in plaats van in een mail.

Het gesprek dat je één keer moet voeren

De weerstand zit zelden bij de techniek. Hij zit bij de vraag: staan mijn privéwachtwoorden er dan ook in, en kan mijn werkgever daarbij? Beantwoord die vraag voordat je het uitrolt. Bij een goed ingerichte omgeving is het antwoord nee, en dat wil iemand horen voordat hij begint, niet erna.

Begin bij de mensen met de meeste sleutels

Niet iedereen tegelijk. Begin bij de administratie, de directie en de systeembeheerders — daar zitten de accounts waar het echt om gaat. Als die groep het na twee weken prettiger vindt werken dan daarvoor, komt de rest vanzelf.