Wat een migratie naar Microsoft 365 in de praktijk kost aan tijd

Een migratie wordt zelden duur door de techniek. Hij wordt duur doordat er in de weken erna dingen blijken te zijn die niemand had genoemd: een mailbox die aan een oud pakket hangt, een map met scans waar de boekhouding elke maand in kijkt, een sjabloon met het oude logo dat op vijftien plekken staat.

De drie fases

1. Voorbereiden: inventariseren, opruimen en afspraken maken. Hier zit het meeste van jouw tijd.
2. Overzetten: mail en bestanden, meestal in het weekend of buiten kantooruren.
3. Nazorg: de eerste twee weken, waarin de kleine dingen opvallen.

Opruimen scheelt het meest

Elke gigabyte die je niet meeneemt, hoef je niet over te zetten, niet te controleren en niet te bewaren. Wij zien bij vrijwel elke klant mappen die sinds 2016 niet zijn geopend. Dat is geen archief, dat is gewicht.

Reken op nazorg

Plan de eerste week na de overzetting geen andere grote dingen. Niet omdat we storingen verwachten, maar omdat er altijd vragen komen: waar staat mijn map nu, hoe deel ik dit met de klant, waarom vraagt hij ineens om een code. Die vragen zijn zo beantwoord — als er iemand beschikbaar is.

Bij de meeste organisaties van twintig tot honderd medewerkers praten we over een doorlooptijd van vier tot acht weken, waarvan het echte werk voor jouw team in de eerste twee zit.