Werkplekken vervangen zonder dat het een project wordt
Dertig laptops tegelijk vervangen kost een week onrust. Verspreid vervangen kost nauwelijks iets — als je het van tevoren regelt.
drieo
Veel organisaties vervangen hun laptops in golven: alles is drie of vier jaar oud, dus alles gaat tegelijk. Dat is begrijpelijk vanuit de boekhouding en vervelend voor iedereen die er die week mee te maken heeft.
Waarom golven zo veel gedoe geven
Bij dertig laptops tegelijk krijg je dertig keer dezelfde vraag op dezelfde dag, en de dingen die bij één toestel een kleinigheid zijn — een certificaat, een oude sneltoets, een programma dat niemand had genoemd — worden dan dertig keer een kleinigheid. Bovendien loopt iedereen tegelijk tegen dezelfde nieuwe versie van Windows aan.
Een ritme in plaats van een project
- Vervang elk kwartaal het oudste deel van je vloot, bijvoorbeeld een achtste.
- Houd twee toestellen op voorraad, ingericht en bijgewerkt, voor uitval.
- Koppel vervanging aan een moment dat er toch al iets verandert: een nieuwe rol, een verhuizing.
Na twee jaar loopt de vervanging vanzelf en merkt niemand er meer iets van. De uitgave wordt bovendien voorspelbaar in plaats van een piek elke vier jaar.
De inrichting is belangrijker dan het merk
Als een nieuwe laptop zichzelf inricht — de medewerker zet hem aan, logt in en na een half uur staat alles erop — dan is vervangen geen werk meer. Zonder die inrichting is elke laptop een dagdeel handwerk, ongeacht wat je koopt.
En de oude toestellen?
Laat ze professioneel wissen en afvoeren, met een verklaring erbij. Een laptop in de kast “voor als er eens iemand invalt” is over twee jaar een apparaat zonder updates dat toch aan het netwerk hangt. Dat is precies het soort ding dat je niet meer op je lijstje hebt staan.
