Samen werken aan een moderne werkplek en datagedreven besluitvorming

Interview met Sven Vonk, IT-manager bij HOBIJ

HOBIJ is een internationaal uitzendbureau voor de logistiek, de (food)industrie en de techniek. Vanuit het hoofdkantoor in Veghel, vestigingen in Oost-Europa en inhouse-vestigingen bij klanten zetten ze meer dan 3.000 flexwerkers uit alle delen van Europa in bij bedrijven in Nederland.

Met een groeiend aantal vestigingen en medewerkers in het buitenland, en steeds meer flexwerkers en inhouse recruiters bij klanten, werd het IT-beheer steeds lastiger. Hoe maak je informatie goed en veilig beschikbaar via de cloud? En hoe installeer en onderhoud je laptops voor al die collega’s op afstand?

Aan een half woord genoeg

Samen richten HOBIJ en Drie-O het IT-beheer in en bepalen ze de koers: waar willen we naartoe, welke marktontwikkelingen komen op ons af, en wat zijn de IT-wensen voor nu en straks?

Drie-O helpt ons om daar zo goed, veilig en gebruiksvriendelijk mogelijk naartoe te werken. Met praktische ondersteuning, maar ook met advies over cyberrisico’s, preventief beheer, updates en dergelijke.

Die betrokkenheid zit ook in de dagelijkse praktijk.

Als er iets is, kunnen we elkaar snel vinden. Ook ’s avonds of in het weekend in geval van nood. Vanaf dag één is Drie-O zeer betrokken bij onze IT-afdeling. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.

Klokuren uitzendpersoneel: van handmatig invoeren naar importeren

Het invoeren van alle gewerkte uren van het uitzendpersoneel was bewerkelijk. Elke klant had zijn eigen systeem en leverde de uren op zijn eigen manier aan. HOBIJ wilde daarom een tool om alle uren snel en op eenduidige wijze in hun ERP-systeem te krijgen.

Drie-O bouwde een converter die alle urenoverzichten omzet naar één csv-bestand voor import. Het importeren en uitbetalen van de gewerkte uren gaat nu veel sneller, makkelijker en met minder fouten.

Mobile device management: laptops eenvoudiger beheren

Om het beheer en onderhoud van alle hardware – op kantoor én op externe locaties – sneller te maken, zocht HOBIJ een slimme manier om in één keer updates, software en toepassingen uit te rollen of per medewerker toe te wijzen. Drie-O richtte Microsoft Intune voor ze in. Daarmee is direct zichtbaar of alle laptops zijn bijgewerkt, waar ze zijn, wie ze gebruikt en hoe ze presteren.

Vroeger deed Drie-O alle installaties en updates handmatig. Nu krijg ik de nieuwe laptops nog in de verpakking en kan ik ze met Microsoft Intune zelf bijna ‘next-finish’ installeren en uitleveren. Ook het onderhoud doe ik nu op afstand. Dit gaat zo soepel dat de collega’s in het buitenland er niet veel van merken.

De moderne werkplek

De volgende stap is de overstap naar de cloud.

Wij willen volledig overgaan naar de cloud, onder andere door Microsoft 365 beschikbaar te maken voor iedereen. Drie-O helpt ons nu de randvoorwaarden creëren en een plan maken met de stappen om de moderne werkplek in te richten.

Power BI: besluiten nemen op basis van steeds meer data

De laatste jaren doet HOBIJ veel met Power BI. Dankzij de dashboards is er datagedreven inzicht in de bedrijfsprestaties – niet alleen financieel, maar voor de hele operatie. De dashboards worden ook gebruikt bij evaluaties met klanten: zo is direct te zien in welke mate doelstellingen zijn behaald.

Het praat makkelijker vanuit één werkelijkheid. Met de visuele dashboards in Power BI weten we zeker dat we over hetzelfde praten. En het staat veel professioneler om te laten zien dat er data achter zit, geen aannames of inschattingen.

Zoveel mogelijk aspecten van de core business gaan in Power BI: aantal uren, leegloop, verzuim, ziekte en marges per klant. Maar ook het aantal auto’s, de bezetting van huizen, baten en lasten van huisvesting en de verblijfsduur per collega, medewerker en klant.

Al die inzichten maken ons nieuwsgierig, dus we willen de dashboards nog verder ontwikkelen en steeds dieper inzoomen. Bijvoorbeeld in de gevolgen van nieuwe wet- of regelgeving. En hoe marktontwikkelingen onze business beïnvloeden.