De server bij Kemper deed het nog. Dat was precies het probleem: hij deed het nog, maar niemand durfde te zeggen hoe lang. Zes jaar oud, geen onderhoudscontract meer en een back-up waarvan het laatste herstel dateerde uit de tijd dat hij nieuw was.
Eerst opruimen, dan overzetten
Op de server stond 1,4 terabyte. Na een middag met de werkvoorbereiding bleek daar 600 gigabyte van te zijn: projecten uit 2013 met foto’s in drievoud, een map met installatiebestanden van software die niet meer bestaat, en de complete inhoud van de vorige server, ooit “even” gekopieerd.
Wat je niet meeneemt, hoef je niet over te zetten, niet te controleren en niet te bewaren. Het opruimen kostte een dag en scheelde meer dan de helft van de overzetting.
De indeling opnieuw bedacht
De oude mappenstructuur liep per jaartal, met daaronder de projecten. Handig voor wie hem had bedacht, minder handig voor een monteur die op de bouw een tekening zoekt. In SharePoint hebben we het omgedraaid: per project, met binnen dat project een vaste indeling die voor elk project hetzelfde is.
Het weekend zelf
- Vrijdagavond: mail overgezet, met de oude omgeving nog achter de hand.
- Zaterdag: bestanden gekopieerd en gecontroleerd.
- Zondag: laptops opnieuw ingericht, één voor één getest.
- Maandag: iemand van ons op kantoor, de hele dag.
Die maandag zijn er elf vragen gesteld. Tien gingen over waar iets nu staat. Eén ging over een printer die al voor de migratie kuren had.
Wat het jaar erna liet zien
Geen enkele storing die aan de omgeving lag, geen avond meer waarop iemand naar kantoor moest omdat de server iets deed. De maandlasten zijn licht gestegen; de investering die elke vijf jaar terugkwam, is verdwenen. Op de zolder staat nu een kast met kerstversiering.
Wat er is gebouwd
- Mail en bestanden naar Microsoft 365
- SharePoint-indeling per project in plaats van per jaar
- Beheerde laptops die zichzelf bijwerken
- Back-up van de cloudomgeving bij een aparte partij
