Bij Van Hoorn Transport reden de vrachtwagens prima. Het gesprek erover liep vast. Elke maandagochtend zat de directie met drie overzichten aan tafel die elkaar tegenspraken, en dan ging het eerste half uur op aan de vraag welk getal nu klopte.
Eén vraag als startpunt
We zijn niet begonnen met een inventarisatie van alle systemen, maar met één vraag van de directeur: welke ritten liepen deze week achter op de planning, en waarom? Die vraag is smal genoeg om binnen twee weken te beantwoorden en breed genoeg om er iets mee te kunnen.
Eerst afspreken wat een woord betekent
Het lastigste onderdeel was geen techniek. Het was de vraag wat “op tijd” precies is. De planning rekende met het afgesproken tijdvak, de klantenservice met het moment dat de klant belde, en de facturatie met de dag van aflevering. Drie afdelingen, drie definities, alle drie verdedigbaar.
Die afspraak is in één overleg gemaakt en daarna in het model vastgelegd. Sindsdien telt iedereen hetzelfde.
Wat er nu op het scherm staat
- Ritten van vandaag, met de afwijking ten opzichte van de planning.
- De vijf klanten waar de meeste vertraging bij ontstaat.
- De bezetting per wagen, zodat lege kilometers zichtbaar worden.
Het dashboard hangt op een scherm in de planningsruimte en ververst elke ochtend om zeven uur. De planners openen het niet; het staat er gewoon.
Wat het opleverde
De zes uur per week die het handwerk kostte, zijn eraf. Belangrijker vindt de directie zelf dat het maandagoverleg nu over oorzaken gaat in plaats van over bronnen. En de discussie over lege kilometers, die jaren op gevoel werd gevoerd, is er eentje met cijfers geworden.
Wat er is gebouwd
- Koppeling met het transportmanagementsysteem
- Datamodel met één definitie van “op tijd”
- Dagelijks planningsdashboard voor de vloer
- Maandrapport voor de directie
